HP LASERJET M5025: 8 Сканирование и отправка электронной почты
8 Сканирование и отправка электронной почты: HP LASERJET M5025
8 Сканирование и отправка
электронной почты
В устройстве предусмотрены функции полноцветного сканирования и цифровой отправки
данных. Панель управления позволяет сканировать черно-белые и цветные документы и
отправлять их на указанные адреса электронной почты в виде вложений. Функции цифровой
отправки данных работают только при подключении устройства к локальной сети (LAN).
Устройство можно подключить к локальной сети напрямую.
Примечание Устройство не может создавать цветные копии и печатать цветные
документы, но полноцветное сканирование с последующей отправкой цветных
изображений поддерживается.
В этой главе рассматриваются следующие темы:
●
Установка параметров электронной почты
●
Использование экрана Отправка эл. почты
●
Базовые функции электронной почты
●
Адресная книга
●
Изменение параметров электронной почты для текущего задания
●
Сканирование с сохранением в папке
●
Сканирование заданий в пункт назначения потока операций
RUWW 125
Установка параметров электронной почты
Перед отправкой документов необходимо настроить параметры устройства, связанные с
обработкой электронной почты.
Примечание Ниже приводятся инструкции по настройке устройства с помощью панели
управления. Аналогичные процедуры можно проводить во встроенном Web-сервере.
Дополнительные сведения см. в разделе
Встроенный Web-сервер.
Поддерживаемые протоколы
Модели МФП HP LaserJet M5025 поддерживают протокол SMTP. Модели МФП HP LaserJet M5035
поддерживают протоколы SMTP и LDAP.
SMTP
●
Протокол SMTP — это свод правил взаимодействия программ, которые отправляют и
получают электронную почту. Для отправки документов по электронной почте необходимо
подключение устройства к локальной сети, имеющей правильный адрес IP SMTP. Сервер
SMTP также должен иметь доступ в Интернет.
●
При использовании подключения к локальной сети для
получения адреса IP сервера SMTP
следует обратиться к системному администратору. При подключении с помощью DSL для
получения адреса IP сервера SMTP следует обратиться к поставщику услуг.
LDAP
●
Протокол LDAP используется для получения доступа к базе данных информации. При
использовании протокола LDAP устройство ищет глобальный список адресов электронной
почты. При вводе адреса электронной почты в LDAP используется функция автоматического
заполнения, которая поддерживает
список адресов электронной почты, соответствующих
введенным знакам. При вводе дополнительных символов, список соответствующих адресов
эл. почты сокращается.
●
Устройство поддерживает протокол LDAP, но для отправки электронной почты подключение
к серверу LDAP не требуется.
Примечание Изменить настройки LDAP можно только с помощью встроенного веб-
сервера. Более подробно см. Работа со встроенным Web-сервером или Руководство
пользователя встроенного Веб-сервера на компакт-диске устройства.
Установка параметров сервера электронной почты
Узнайте IP-адрес SMTP-сервера у системного администратора. Кроме того, этот IP-адрес можно
определить в панели управления устройством (см. ). Затем, чтобы провести ручную настройку
IP-адреса и протестировать его, выполните описанные ниже процедуры.
Настройка адреса шлюза SMTP
1. На главном экране коснитесь Администрирование.
2. Коснитесь Начальная настройка.
3. Выберите Настройка эл. почты, затем Шлюз SMTP.
126 Глава 8 Сканирование
и отправка электронной почты RUWW
4. Введите адрес шлюза SMTP в виде IP-адреса или полного имени домена. Если вы не знаете
имя домена или IP-адрес шлюза SMTP, обратитесь к сетевому администратору.
5. Коснитесь OK.
Тестирование параметров SMTP
1. На главном экране коснитесь Администрирование.
2. Коснитесь Начальная настройка.
3. Коснитесь Настройка эл. почты, а затем Проверка шлюза отправки.
Если конфигурация правильная, на панели
управления появится сообщение Шлюзы ОК.
Если первый тест прошел успешно, отправьте себе сообщение по электронной почте с помощью
функции цифровой отправки данных. Если отправленное сообщение электронной почты
получено, значит, настройка функции цифровой отправки данных прошла успешно.
Если сообщение не получено, попытайтесь устранить неполадку, выполнив следующие
действия:
●
Проверьте, правильно ли введены адреса SMTP-
сервера и получателя сообщения.
●
Распечатайте страницу конфигурации. Проверьте, правильно ли указан адрес шлюза SMTP.
●
Убедитесь в правильной работе сети. Отправьте письмо на свой адрес электронной почты
с компьютера. Если письмо дошло, то сеть работает нормально. Если письмо не дошло,
свяжитесь с администратором сети или поставщиком услуг Интернета (ISP).
●
Запустите файл DISCOVER.EXE. Эта программа
пытается обнаружить шлюз. Указанный
файл можно загрузить с Web-сайта HP по адресу
www.hp.com/support/M5025mfp или
www.hp.com/support/M5035mfp.
Поиск шлюзов
Если вы не знаете адрес шлюза SMTP, попробуйте определить его с помощью одного из
описанных ниже методов.
Поиск шлюза SMTP с панели управления МФП
1. На главном экране коснитесь Администрирование.
2. Коснитесь Начальная настройка.
3. Коснитесь Настройка эл.почты, а затем Поиск шлюзов отправки.
На сенсорном экране появится список обнаруженных серверов SMTP.
4. Выберите необходимый сервер SMTP и коснитесь OK.
Поиск шлюза SMTP с помощью приложения электронной почты
Поскольку большинство приложений электронной почты используют протокол SMTP для
отправки электронных сообщений, а протокол LDAP для адресации этих сообщений, возможно,
вам удастся найти имя хоста шлюза SMTP и сервера LDAP в настройках приложения
электронной почты.
RUWW Установка параметров электронной почты 127
Примечание Поиск шлюзов с помощью приложения электронной почты может оказаться
затруднительным из-за невозможности обнаружить рабочий сервер SMTP, если он
пользуется сервисами поставщика Интернет-услуг (ISP). Обратитесь к поставщику
Интернет-услуг, чтобы узнать его адрес электронной почты.
128 Глава 8 Сканирование и отправка электронной почты RUWW
Использование экрана Отправка эл. почты
Для навигации по функциональным клавишам окна отправки эл. почты, используйте сенсорный
экран.
1 Кнопка Отправить
При нажатии на эту кнопку запускается процесс сканирования документа и отправки файла
эл. почту
по эл. почте по указанным адресам.
2 Кнопка Главный
При нажатии на эту кнопку открывается Главный экран.
экран
3 Поле От: Нажмите эту кнопку и откройте экран с клавиатурой, затем введите свой адрес эл. почты.
Если системный администратор установил соответствующие настройки, то при нажатии
этой кнопки в данное поле установленный по умолчанию адрес может вставляться
автоматически.
4 Поле Кому: Нажмите эту кнопку и откройте экран с клавиатурой, затем введите адреса эл. почты
получателей сканированного документа.
5 Поле Тема: Нажмите эту кнопку и откройте экран с клавиатурой, затем введите тему сообщения.
6 Кнопка
При нажатии этой кнопки открывается экран, в котором можно изменить определенные
Дополнительные
настройки эл. почты, относящиеся к текущему заданию по сканированию.
функции
7 Полоса прокрутки С помощью полосы прокрутки можно пролистать и заполнить информацией поля Копия:,
Скрытая копия:, Сообщение и Имя файла. Нажмите на любое из этих полей, чтобы открыть
экран с клавиатурой и внести в поле необходимую информацию.
8 Кнопки адресной
Эти кнопки используются для внесения необходимой информации из адресной книги в
книги
поля Кому:, Копия: или Скрытая копия: . Для получения дополнительной информации см.
раздел
Адресная книга.
9 Клавиша справки Нажмите эту кнопку для получения справки по панели управления. Для получения
дополнительной информации см. раздел
Панель управления.
10 Кнопка Ошибка/
Данная кнопка появляется только в случае возникновения ошибки или предупреждения в
предупреждение
строке состояния. При нажатии этой кнопки открывается всплывающее окно с
информацией, которая может помочь устранить ошибку или устранить тревожную
ситуацию.
RUWW Использование экрана Отправка эл. почты 129
Базовые функции электронной почты
Поддержка устройством передачи данных по электронной почте предоставляет следующие
возможности:
●
Отправка документов на несколько адресов электронной почты, сохраняя время и затраты
на доставку.
●
Доставка черно-белых или цветных файлов. Файлы могут быть отправлены в различных
форматах, которые может обрабатывать получатель.
После сканирования документа его можно сохранить в памяти устройства и отправить
по одному
или нескольким адресам электронной почты в виде вложения. Цифровые документы можно
отправить в одном из нескольких поддерживаемых графических форматов, таких как .TFF и .JPG;
это позволяет получателям обрабатывать файлы в различных программах в зависимости от
конкретных задач. Документы доставляются адресатам в качестве, близком к оригиналу;
впоследствии их можно распечатать, сохранить или отправить
третьим лицам.
Функция отправки электронной почты работает только при подключении устройства к
действующей локальной сети с поддержкой SMTP и доступ в Интернет.
Загрузка документов
Документы можно сканировать с помощью стекла сканера или устройства АПД. Стекло сканера
и устройство АПД позволяют работать с оригиналами таких форматов, как Letter, Executive, A4
и A5. Кроме того, устройство АПД можно настроить на работу с оригиналами формата Legal.
Небольшие оригиналы, квитанции, потрепанные и нестандартные документы, скрепленные
документы, согнутые документы и фотографии нужно сканировать на стекле сканера
.
Многостраничные документы лекго сканируются с помощью устройства АПД.
Отправка документов
Устройство способно сканировать как черно-белые, так и цветные оригиналы. Параметры
сканирования, принятые по умолчанию, можно перенастроить, а формат отправляемых
файлов — изменить. Ниже перечислены параметры по умолчанию:
●
Цвет
●
PDF (для просмотра вложения на компьютере получателя должна быть установлена
®
программа просмотра Adobe Acrobat
)
Инструкции по изменению параметров текущего задания см. в разделе
Изменение параметров
электронной почты для текущего задания.
Отправка документа
1. Поместите документ лицевой стороной вниз на стекло сканера или лицевой стороной вверх
в устройство АПД.
2. На главном экране коснитесь Эл. почта.
3. По запросу введите имя пользователя и пароль.
4. Заполните поля От:, Кому: и Тема:. Прокрутите экран вниз и, если необходимо, заполните
поля Копия:, СК: и Сообщение. В
поле От: должна отображаться информация по умолчанию
или имя пользователя. Если в этом поле содержится информация по умолчанию, то
вероятно, ее нельзя изменить.
130 Глава 8 Сканирование и отправка электронной почты RUWW
5. (Дополнительно) Коснитесь Дополнительные параметры, чтобы изменить параметры
отправляемого документа (например, формат оригинала этого документа). При отправке
двустороннего документа необходимо выбрать Стороны и вариант с двусторонним
оригиналом.
6. Нажмите кнопку Пуск, чтобы начать отправку.
7. По завершению извлеките документ из устройства АПД или со стекла сканера.
Использование функции автоматического заполнения
При вводе символов в поле Кому:, Копия: или От: на экране "Отправка по электронной почте"
запускается функция автоматического заполнения. Во время ввода требуемого адреса или
имени на экранной клавиатуре МФП автоматически просматривает список адресной книги и
отображает первый попавшийся адрес или имя, начало которого совпадает с уже введенными
символами. В случае
, если этот адрес или имя полностью совпадает с вводимым адресом или
именем, то дальнейший ввод можно прекратить, коснувшись клавиши Ввод на сенсорной
клавиатуре. В противном случае следует продолжить ввод адреса или имени, пока функция
автоматического заполнения не найдет нужную запись в адресной книге. Если введенные
символы не совпадают с записями в списке
адресной книге, то текст автоматического заполнения
будет удален с экрана. Это означает, что вводимый адрес отсутствует в адресной книге.
RUWW Базовые функции электронной почты 131
Адресная книга
Отправку сообщений электронной почты нескольким получателям упрощает предусмотренная в
устройстве адресная книга. За инструкциями по настройке список адресов обратитесь к
системному администратору.
Примечание Возможность создания и управления адресной книгой также
предусматривает встроенный Web-сервер. Дополнительные сведения см. в разделе
Встроенный Web-сервер.
Создайте список получателей
1. На Главном экране нажмите Эл. почта.
2. Выполните операции одного из указанных ниже шагов:
●
нажмите Кому: чтобы открыть экран клавиатуры и наберите адреса эл. почты
получателей. При вводе нескольких адресов разделять их следует точкой с запятой,
либо нажатием клавиши Enter на сенсорном экране.
●
Использование адресной книги.
а. Откройте адресную книгу
. Для этого на экране Отправка сообщений по эл. почте
нажмите кнопку адресной книги ( ).
б. Навигация по адресной книге осуществляется с помощью полосы прокрутки. Для
быстрой прокрутки списка нажмите и удерживайте клавишу со стрелкой.
в.
Выделите имя получателя и нажмите кнопку "Добавить" (
).
Можно также выбрать список рассылки. Для этого нажмите раскрывающийся
список, расположенный в верхней части экрана, а затем нажмите Все или добавьте
получателя из локального списка. Для этого нажмите Местное в раскрывающемся
списке. Для добавления имен в список получателей, выделите соответствующие
имена, затем нажмите
.
Для удаления получателя из списка, прокрутите список, выберите получателя и
нажмите кнопку Удалить (
).
3. Имена в списке получателей помещаются в текстовую строку экрана клавиатуры. При
необходимости, можно добавить получателя, который не был найден в адресной книге с
помощью ввода адреса электронной почты с клавиатуры. После того, как список
получателей примет нужный вид, нажмите OK.
4. Нажмите OK.
5. При необходимости, заполните поля Копия: и Тема:
в окне Отправка сообщения эл. почты.
Список получателей можно просмотреть с помощью нажатия стрелки вниз в текстовой
строке Кому: .
6. Нажмите клавишу Начало.
Работа с локальной адресной книгой
Локальная адресная книга предназначена для хранения часто используемых адресов
электронной почты. Локальная адресная книга может совместно использоваться несколькими
132 Глава 8 Сканирование и отправка электронной почты RUWW
МФП, обращающимися к одному и тому же серверу за доступом к программному обеспечению
HP Digital Sending.
Адресную книгу можно использовать при вводе адресов электронной почты в поля От:, Кому:,
Копия: или СК:. Можно также добавлять или удалять адреса из адресной книги.
Чтобы открыть адресную книгу, коснитесь кнопки адресной книги (
).
Добавление адресов электронной почты в локальную адресную книгу
1. Коснитесь Местное.
2.
Коснитесь
.
3. (Дополнительно) Коснитесь поля Имя, появится экран клавиатуры, с помощью которой
введите имя для новой строки. Коснитесь OK.
Значение поля "Имя" является псевдонимом адреса электронной почты. Если не вводить
имя псевдонима, то в качестве псевдонима будет фигурировать адрес электронной почты.
4. Коснитесь поля Адрес, появится экран клавиатуры, с помощью которой введите адрес
электронной почты для новой строки. Коснитесь OK.
Удаление адресов электронной почты из адресной книги
Неиспользуемые адреса электронной почты можно удалить.
Примечание Чтобы изменить адрес электронной почты, следует удалить этот адрес,
затем добавить его в локальную адресную книгу в виде нового адреса.
1. Коснитесь Местное.
2. Коснитесь одного или нескольких адресов электронной почты, которые требуется удалить.
3.
Коснитесь
.
Появится следующее сообщение: Удалить выбранные адреса?
4. Коснитесь Да, чтобы удалить выбранные адреса электронной почты, или Нет, чтобы
вернуться в экран адресной книги.
RUWW Адресная книга 133
Изменение параметров электронной почты для
текущего задания
Используйте кнопку Дополнительнительные параметры, чтобы изменить параметры
электронной почты для текущего задания печати. Описание этих параметров приводится в
следующей таблице:
Кнопка Описание
Тип файла
Коснитесь этой кнопки, чтобы изменить тип файла, который создается после сканирования
документа
документа.
Качество на
Коснитесь этой кнопки, чтобы изменить качество печати сканируемого файла. При выборе более
выходе
высокого качества печати увеличивается размер файла.
Разрешение Коснитесь этой кнопки, чтобы изменить разрешение сканирования. При выборе более высокого
разрешения увеличивается размер файла.
Цвет/Черный Коснитесь этой кнопки, чтобы выбрать черно-белое или цветное сканирование документа.
Сторон оригинала Коснитесь этой кнопки, чтобы выбрать тип разметки оригинала, будет ли оригинал документа
односторонним или двусторонним.
Ориентация Коснитесь этой кнопки, чтобы выбрать книжную или альбомную ориентацию оригинала.
Ис. формат Коснитесь этой кнопки, чтобы выбрать формат документа: Letter, A4, Legal или смешанный
формат Letter/Legal.
Оптимиз. текста/
Коснитесь этой кнопки, чтобы изменить процедуру сканирования с учетом типа сканируемого
фотографий
документа.
Сборное задание Коснитесь этой кнопки, чтобы включить или отключить режим сборки задания, который позволяет
сканировать несколько мелких заданий и отправлять их единым файлом.
Настройка
Коснитесь этой кнопки, чтобы изменить настройки резкости и яркости или очистить фон
изображения
оригинала.
134 Глава 8 Сканирование и отправка электронной почты RUWW
Сканирование с сохранением в папке
Примечание Данная функция устройства доступна только в HP LaserJet M5035 моделях
МФП.
Устройство может отсканировать файл и отправить его в папку в сети, если администратор
сделал эту функцию доступной. Поддерживаемые операционные системы для папок хранения:
Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003 и Novell.
Примечание Возможно, для того чтобы воспользоваться этой функцией, потребуется
ввести имя пользователя и пароль, либо сохранять файлы сканированных документов в
определенных папках. Дополнительные сведения можно получить у системного
администратора.
1. Поместите документ лицевой стороной вниз на стекло сканера или лицевой стороной вверх
в устройство АПД.
2. На Главном экране нажмите Сетевая папка.
3. В списке Папок для быстрого доступа выберите папку, в которой следует сохранить
документ.
4. Нажмите поле Имя файла чтобы открыть всплывающий экран с клавиатурой и наберите
имя файла.
5. Нажмите Отправить
в сетевую папку.
RUWW Сканирование с сохранением в папке 135
Сканирование заданий в пункт назначения потока
операций
Примечание Эта функция МФП на основе дополнительного программного
обеспечения Digital Sending Software (DSS) поддерживается только моделями МФП
HP LaserJet M5035.
Если системный администратор активизировал функцию потока операций, пользователь может
отсканировать документ и тут же отправить его в заданный пункт назначения. Эта функция
позволяет отправлять дополнительную информацию вместе с отсканированным документом в
указанное место сети или на адрес FTP. При этом на дисплее панели управления будет
отображаться приглашение на ввод дополнительной информации. Системный администратор
также
может назначить принтер в качестве пункта назначения, чтобы пользователь, выполнив
сканирование документа, мог сразу отправить его на печать в сетевой принтер.
1. Положите документ на стекло сканера лицевой стороной вниз или поместите в устройство
АПД лицевой стороной вверх.
2. На главном экране коснитесь Порядок операций.
3. Выберите пункт назначения, куда требуется отсканировать документ.
4. В текстовое поле введите данные, которые должны сопровождать отсканированный файл
и затем коснитесь Порядок выполнения операций по отправке.
136 Глава 8 Сканирование и отправка электронной почты RUWW
Оглавление
- Содержание
- 1 Основные характеристики
- 2 Панель управления
- 3 Конфигурация ввода/вывода
- 4 Носители и лотки
- 5 Функции устройства
- 6 Операции печати
- 7 Копирование
- 8 Сканирование и отправка электронной почты
- 9 Факс
- 10 Управление и обслуживание устройства
- 11 Устранение неисправностей
- А Расходные материалы и дополнительные принадлежности
- Б Обслуживание и поддержка
- В Технические требования
- Г Регламентирующая информация
- ДРабота с памятью и платами сервера печати
- Глоссарий
- Указатель
